Dzisiaj o wyborze pomiędzy Zarządcą, Administratorem a Księgową.Żeby dobrze wybrać trzeba wiedzieć czego się oczekuje, dlatego podam tutaj uproszczone definicje by każdy mógł sprecyzować swoje wymagania albo zweryfikować swoją dotychczasową umowę.
Zarządca jest najbardziej 'AKTYWNY', czyli wykonuje zadania związane z zarządzaniem nieruchomością nie tylko te wymagane prawem, ale również samodzielnie stara się wprowadzać innowacje, proponuje mieszkańcom ciekawe rozwiązania funkcjonalne, szuka oszczędności, stara się dbać o otoczenie budynku którym zarządza, pozyskuje inwestorów, itd. Pomimo nazwy która jest bardzo popularna i bardzo często nadużywana w nazwach własnych firm większość zarządców nie powinna tej nazwy używać gdyż nie są zarządcami. Warto również sprawdzić umowy zawarte z zarządcami, gdyż najczęściej są to umowy o administrowanie nieruchomościami. Dla laika jest to jedno i to samo pojęcie, ale od strony prawnej już tak nie jest. Sporo firm wykorzystuje fakt mylenia pojęć i celowo wprowadza właścicieli w błąd. Spotkałem się też z przypadkami, kiedy nawet osoba prowadząca firmę zajmującą się "zarządzaniem" nie wiedziała że istnieje różnica pomiędzy zarządcą a administratorem. Po deregulacji naszego zawodu takich osób jest niestety jeszcze więcej. Nie uważam samej deregulacji za złe rozwiązanie, ale bardzo dużo wspólnot straciło zarówno na uwolnieniu tego zawodu jak i na mylnym zastępowaniu słowa zarządca/administrator. 
Administrator jest w mojej definicji osobą 'BIERNĄ'. Samodzielnie nie wykonuje żadnych czynności, spełnia tylko polecenia właścicieli (i to tylko wybrane), nie angażuje się w wykonywane czynności, nie szuka dodatkowych rozwiązań mogących przynieść właścicielom korzyści (finansowe, funkcjonalne, estetyczne) - jednym słowem jest wycofany i nie robi nic czego nie musi. A umowa jest często skonstruowana tak, że musi naprawdę niewiele. Bardzo niesprawiedliwe jest to, że najczęściej (99,9% przypadków) stawki za zarządzanie i za administrowanie są takie same. Jest to również krzywdzące dla uczciwych zarządców, gdyż słyszy się narzekania że zarządca bierze pieniądze a nic nie robi - a tak naprawdę zatrudniony jest administrator. Niestety niewiele osób zdaje sobie sprawę, że to dwie różne osoby i dwa odmienne sposoby prowadzenia nieruchomości. O wynagrodzeniu planuję osobny wpis więc osoby zainteresowane proszę o cierpliwość.
Księgowa jest jeszcze prostszą wersją administratora i jej zadaniem jest ROZLICZANIE wspólnoty. Jest to idealne rozwiązanie dla wspólnoty mieszkaniowej która samodzielnie prowadzi swoje sprawy np. poprzez członka zarządu. Niestety nasze prawo ma coraz większe wymagania wobec podatników, w tym wobec WM i samodzielne prowadzenie księgowości nawet w małej wspólnocie jest coraz bardziej utrudnione lub czasami wręcz niemożliwe lub nieopłacalne.
Jak zatem wybrać odpowiedniego zarządcę? Na początek polecam zastanowić się czego oczekujemy, jakie są nasze wymagania, co jesteśmy w stanie zrobić sami a co będzie należało do zadań firmy lub osoby z zewnątrz. Później warto porozmawiać z zarządcami/adminstratorami którzy zarządzają zadbanymi budynkami, lub których polecają nasi sąsiedzi i znajomi. Po takich rozmowach powinniśmy już mieć jakieś własne zdanie i wtedy polecam poświęcić trochę czasu na przeanalizowanie umowy, może nawet skonsultowanie jej z kimś. 
Ja osobiście polecam dobrych Zarządców, gdyż wtedy uniknie się płacenia "administratorom" za coś czego nie wykonują lub na czym się nie znają. Jeżeli Twoja wspólnota nie potrzebuje zarządcy zatrudnij Administratora, ale oczekuj niższej stawki gdyż pracy będzie miał spooooro mniej od zarządcy. Jeżeli sami potraficie zająć się sprawami wspólnoty i macie na to czas to zatrudnijcie tylko Księgową która Was dobrze i terminowo rozliczy.
Teraz pomyślałem jeszcze o najczęstszych błędach popełnianych przez Administratorów i Wspólnoty prowadzone samodzielnie, ale przeznaczę na to osobny wpis bo temat może być dla wielu osób interesujący.