Wczoraj robiłem "porządki" w dokumentacjach wspólnot. Po wiosennych przeglądach i rocznych zebraniach należało kilka rzeczy uporządkować, ale nie o tym chciałbym pisać. Moją uwagę przykuły dwie rzeczy: frekwencja na zebraniach i ilość prac remontowych w poszczególnych wspólnotach. Na drugi temat poświęcę osobny wpis, a dzisiaj chciałbym się skupić na tym pierwszym. To o czym napiszę jest regułą we wspólnotach którymi zarządzam, jeżeli w Waszych wspólnotach jest inaczej, lub macie inne odczucia bardzo proszę o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach
Protokoły z zebrań stanowią część dokumentacji każdej wspólnoty która jest zbierana przez wiele lat. Jest to istne archiwum tego co działo się w każdej wspólnocie, jakie decyzje podejmowali właściciele i co ich "bolało" w poszczególnych latach. Porządkując dokumentację i sortując dokumentację jednej z nowo przejętych wspólnot zauważyłem, że u poprzednich zarządców frekwencja na zebraniach była bardzo niska. Najczęściej na zebrania nie przychodził nikt, lub tylko 1-2 osoby. Gdybym policzył średnią, to zapewne oscylowałaby wokół 1 osoby na każde zebranie. Nawet zebrania w bardzo istotnych sprawach nie przynosiły rozwiązań ze względu na niską frekwencję. W "moich" wspólnotach frekwencja na zebraniach jest na poziomie około 80%, może nawet więcej. Wiem, że nie każdy może być obecny na zebraniu i nikogo za to nie winię. Wiem też, że ciężko jest dopasować czas zebrania do wszystkich - tutaj niestety nie ma rozwiązań idealnych. Staram się organizować zebrania w porach późno popołudniowych, kiedy większość mieszkańców jest już "po pracy" i mogą poświęcić chwilę na zadbanie o sprawy wspólnoty.
Ale przejdźmy do sedna tematu - dlaczego frekwencja na zebraniach tak wzrasta po zmianie zarządcy? Mam kilka wspólnot które były już zarządzane przez kilku zarządców i to nie jest tak, że przy każdej zmianie zarządcy liczba osób na zebraniach wzrasta, więc sam fakt zmiany nie jest przyczyną. Czy zainteresowanie zebraniem opiera się na 'uroku' mojej osoby? Bardzo chciałbym tak myśleć, ale niestety to też nie jest powód. :) Kilka miesięcy temu na jednym ze spotkań z mieszkańcami przejętej w ubiegłym roku wspólnoty jedna z właścicielek gdzieś na koniec zebrania tuż przed wyjściem rzuciła stwierdzenie, że "teraz to aż przyjemnie przyjść na zebranie i nie trzeba bać się tak jak u ...." (tutaj padło nazwisko poprzedniego zarządcy). Czy to strach jest powodem niskiej lub wręcz zerowej frekwencji? Nie każdy zarządca jest taki sam i nie każdy krzyczy (o tym też muszę kiedyś jeszcze napisać na blogu), więc z pewnością są jeszcze inne powody. Co zatem powoduje, że na zebraniach jakie organizuję jest tak dużo osób? (z czego się niezmiernie cieszę, gdyż jest to najlepsza okazja by porozmawiać z ludźmi zebranymi razem, by poznać co im przeszkadza, co chcieliby zmienić, itd)
Wcześniej nie zwróciłem na to uwagi i nie zastanawiałem się nad tym specjalnie, a temat wydaje się ciekawy i intrygujący. Będę bardzo wdzięczny za informacje pozostawione w komentarzu lub te wysłane mailem.