Dzisiejszy temat dotyczy pytania jednej z czytelniczek które było bardzo obszerne i musiłem je skrócić do jednego zdania by było bardziej czytelne.
Aby odpowiedzieć na to pytanie podzielę przypadki remontów czy awarii na dwie kategorie: te bardziej skomplikowane i/lub kosztowniejsze, oraz te prostsze i tańsze. Dlaczego taki podział? Wynika on z kompetencji zarządcy.

Jeżeli mamy duży poważny remont (np. docieplenie czy wymianę dachu) to przygotowujemy się do niego wcześniej. Określamy zakres prac, wybieramy materiały, poszukujemy wykonawców, organizujemy finansowanie, etc. Także członkowie wspólnoty mają czas by zapoznać się z tym wszystkim i na spokojnie wybrać wykonawcę czy ofertę kredytową. Na koniec podejmowana jest konkretna uchwała w tym przedmiocie i działamy: podpisujemy z wybranym wykonawcą umowę, wykonawca realizuje całą inwestycję, my bezpośrednio lub pośrednio (np. przez inspektora nadzoru inwestorskiego) kontrolujemy postęp prac i ich jakość, a na końcu odbieramy prace i wszystko rozliczamy.

Nie zawsze jednak na to wszystko jest czas. Jeżeli wystąpi poważna awaria to czasami rodzaj awarii wymusza na nas postępowanie natychmiastowe. Przykładowo jeżeli zepsuje się piec grzewczy w okresie zimowym, to nie możemy sobie pozwolić na to by przez miesiąc zbierać oferty, organizować zebranie wspólnoty (z ustawowym terminem zawiadomienia o zebraniu), szukać lepszych i tańszych materałów, itp. Wtedy z oczywistych względów liczy się przede wszystkim czas naprawy.  Oczywiście kontrolujemy też inne czynniki, ale czasami jesteśmy zmuszeni np. do zaakceptowania nieco wyższej kwoty za usługę niż w przypadku zaplanowanych remontów. W takich przypadkach wspólnota jest informowana o kosztach takich remontów już po wykonaniu napraw.

Kolejna kategoria remontów czy awarii to te mniejsze, występujące z powodów codziennego użytkowania budynku i z powodu zużywania się pewnych elementów. Tych awarii najczęściej nie da się przewidzieć, a jeżeli już planuje się pewne remonty (np. samozamykacza w drzwiach gdyż po zachowaniu starego elementu widać już że jego koniec jest bliski i przestaje on spełniać swoją funkcję) to ich koszt jest niewielki i wspólnota ma na koncie zgromadzone środki na takie przypadki. Tutaj dodam, że jako Zarządca znam "swoje" budynki i wiem lub poprawniej: spodziewam się co w danym budynku może się wydarzyć. Oczywiście nie jestem w stanie przewidzieć kiedy przepali się żarówka, lub kiedy zepsuje elektromagnes, ale raczej nie są to remonty które mnie zaskakują. Ich przeprowadzenie (usunięcie awarii) najczęściej jest dość szybkie - na tyle, by nie utrudniać codziennego życia i funkcjonowania mieszkańców. Kiedyś już pisałem chyba o awariach czy aktach wandalizmu które usuwaliśmy zanim ktokolwiek z mieszkańców zdążył je zauważyć i zareagować.

Tak w skrócie wygląda przeprowadzanie remontów i usuwanie awarii. Temat jest bardziej złożony i bardziej pracochłonny (np. dobre przygotowanie i przeprowdzenie procedury remontu zajmuje dziesiątki jeżeli nie setki godzin) przynajmniej w naszym biurze (jeżeli chcemy coś zrobić dobrze i niedrogo to niestety trzeba się naszukać wykonawców czy dobrych ofert banków, a później jeszcze przypilnować wykonawcy), ale później nie musimy się wstydzić efektów, a wspólnota nie musi dublować prac i kosztów.

Na koniec dodam, że tak to wygląda u nas. A u innych zarządców czy administratorów może to wyglądać zupełnie inaczej...